Polityka prywatności

Ta polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe osób, które odwiedzają stronę velisystems.com, wysyłają zgłoszenie przez formularz, rozmawiają z nami podczas przeglądu procesów, kontaktują się z nami lub współpracują z nami w imieniu naszych klientów.

1. Administrator

Administratorem danych jest Igor Kolasa, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod marką Veli Systems, Dąbrówka Mała 31a, 95-060 Brzeziny, NIP 8331409075, REGON 541083300 (dalej „my”).

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz pisać na adres igor.kolasa@velisystems.com, dzwonić pod numer +48 797 586 486 albo wysłać list na adres powyżej.

2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

A. Formularz „Bezpłatny przegląd procesów”

Przetwarzamy dane wpisane w formularzu: imię i nazwisko, nazwę firmy, stanowisko, wielkość firmy, adres e-mail, numer telefonu (jeśli go podasz) i treść wiadomości. Zapisujemy też, na co wyrażono zgodę, wersję treści zgód, język strony i czas wysłania. Dostawca formularza zapisuje adres IP urządzenia, z którego wysłano zgłoszenie.

Robimy to, aby odpowiedzieć na zgłoszenie i umówić rozmowę. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiedzi na zapytanie od firmy i przygotowaniu oferty (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Kontaktujemy się z Tobą mailowo lub telefonicznie tylko wtedy, gdy wyrażono na to zgodę (art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Zapis zgód przechowujemy, aby móc wykazać, że je uzyskaliśmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

B. Rozmowa w ramach przeglądu procesów

Rozmowę prowadzimy przez Google Meet. Przetwarzamy wtedy Twój wizerunek i głos (jeśli włączysz kamerę i mikrofon), imię i nazwisko widoczne w spotkaniu, adres e-mail z zaproszenia oraz to, co mówisz o pracy swojej firmy.

Po rozmowie przygotowujemy notatki i pisemny raport z audytu. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w przeprowadzeniu przeglądu, o który prosisz, i przygotowaniu oferty (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Rozmowę nagrywamy albo tworzymy jej transkrypcję tylko wtedy, gdy zgodzisz się na to na początku spotkania (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Nagranie służy wyłącznie do przygotowania raportu. Jeśli się nie zgodzisz, przegląd odbędzie się tak samo, a notatki zrobimy ręcznie. Zgodę możesz wycofać także w trakcie rozmowy.

C. Kontakt mailowy i telefoniczny

Gdy piszesz lub dzwonisz do nas bezpośrednio, przetwarzamy dane, które podajesz, oraz treść korespondencji, aby odpowiedzieć i prowadzić sprawę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

D. Współpraca z klientami

Przy realizacji usług (Kickstart, automatyzacje, spotkania po szkoleniu) przetwarzamy dane osób kontaktowych i uczestników szkoleń wskazanych przez klienta: imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu i obecność na szkoleniu, a także dane potrzebne do wystawienia faktury.

Podstawą jest wykonanie umowy z klientem oraz nasz prawnie uzasadniony interes w jej realizacji i w kontakcie z osobami wskazanymi przez klienta (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO), obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dokumenty firmowe i źródła danych, które klient udostępnia nam w ramach usługi, w tym te podłączane do firmowego środowiska AI, przetwarzamy w imieniu klienta. Robimy to na zasadach umowy o zachowaniu poufności i umowy powierzenia przetwarzania danych zawartych z klientem. Administratorem danych osobowych w tych materiałach pozostaje klient.

E. Strona internetowa

Strona nie używa plików cookies ani narzędzi analitycznych i reklamowych. Nie ładuje też treści z zewnętrznych serwisów: czcionki i nagrania demo pochodzą od naszego dostawcy hostingu, Vercel.

Vercel zapisuje w logach serwera podstawowe dane techniczne: adres IP, datę i godzinę, rodzaj przeglądarki i odwiedzony adres. Służą one działaniu i bezpieczeństwu strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Czy musisz podawać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez pól oznaczonych jako wymagane nie możemy jednak obsłużyć zgłoszenia z formularza. Numer telefonu jest opcjonalny.

4. Komu przekazujemy dane

Dane otrzymują tylko dostawcy, którzy pomagają nam prowadzić działalność, w zakresie potrzebnym do ich usług:

• Trampoline Software SRL (Belgia), operator usługi Formspark: obsługa formularza. Dane są przechowywane w Amazon Web Services w Irlandii, a usługa ustalająca przybliżoną lokalizację na podstawie adresu IP działa na serwerach Hetzner w Niemczech. Pełna lista podwykonawców Formspark jest dostępna na formspark.io/legal/subprocessors.
• Google Cloud EMEA Limited (Irlandia), dostawca Google Workspace: poczta e-mail, kalendarz, Google Meet oraz nagrania i transkrypcje rozmów.
• Vercel Inc. (USA): hosting i dostarczanie strony.
• Biuro rachunkowe i dostawca programu do faktur, a także Krajowy System e-Faktur (KSeF), do którego trafiają wystawiane przez nas faktury.
• Organy publiczne, sądy oraz doradcy, np. prawni, gdy wymaga tego prawo albo jest to potrzebne do ochrony roszczeń.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Vercel, Google oraz niektórzy podwykonawcy Formspark, np. narzędzie do raportowania błędów, mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Kopię tych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc do nas.

6. Jak długo przechowujemy dane

• zgłoszenia, notatki, raporty z audytu i korespondencja, z których nie wynikła współpraca: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu,
• nagrania i transkrypcje rozmów: do przekazania raportu z audytu, nie dłużej niż 30 dni od rozmowy,
• zapis wyrażonych zgód: przez czas, w którym z nich korzystamy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń,
• dane związane z umową: do upływu okresu przedawnienia roszczeń, który dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi co do zasady 3 lata i kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego,
• faktury i dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
• logi serwera: przez okres ustawiony przez Vercel.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę na kontakt albo na nagranie rozmowy możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na igor.kolasa@velisystems.com. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia, że wniosek pochodzi od Ciebie.

Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

8. Decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy Cię. Formularz automatycznie odrzuca zgłoszenia wysyłane przez boty.

9. Zmiany polityki

Aktualną wersję publikujemy na tej stronie wraz z datą. O istotnych zmianach poinformujemy osoby, z którymi jesteśmy w kontakcie.